Définition
La fiche de police est le document de recueil des données identitaires des voyageurs étrangers logés dans un hébergement professionnel en France. Le fondement légal est l'article R611-42 du CESEDA (Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile).
Qui doit la tenir ?
Tous les hébergeurs professionnels : hôtels, meublés de tourisme déclarés, chambres d'hôtes, résidences de tourisme, campings. L'obligation porte sur les voyageurs étrangers : nationalité différente de la française, qu'ils résident habituellement en France ou non.
Mentions obligatoires
- Nom de famille (et nom d'épouse le cas échéant)
- Prénoms
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Domicile habituel
- Numéro de téléphone mobile et adresse e-mail (recommandés)
- Dates d'arrivée et de départ prévues
Conservation et accès
Les fiches doivent être tenues pendant 6 mois à compter de la date du départ. Elles doivent être communicables aux services de police, de gendarmerie ou de douane sur réquisition. Le format peut être papier ou numérique, sous réserve que la lisibilité et l'intégrité soient garanties.
Sanctions
Le défaut de tenue ou la communication tardive constituent une contravention de 5e classe (jusqu'à 1 500 € par fiche manquante, doublée en cas de récidive — article R621-1 du CESEDA).
Dématérialisation et check-in autonome
Le recueil peut être dématérialisé : formulaire en ligne envoyé au voyageur avant son arrivée, signature manuelle ou numérique facultative. Beaucoup de PMS modernes proposent un module de check-in qui pré-remplit la fiche, l'archive sur 6 mois et la rend exportable sur requête.
RGPD
Le traitement repose sur une obligation légale (article 6.1.c du RGPD) ; pas besoin de consentement. Conservation strictement limitée à 6 mois (sauf demande judiciaire), accès restreint, suppression automatique en fin de période.
Chanlify inclut le module de fiche de police : recueil avant arrivée, archivage 6 mois, export sur requête.
Voir le check-in automatique