Toulouse · Compliance CESEDA

Fiche de police
à Toulouse
obligation hébergeur 2026

L'article R.611-42 du CESEDA impose à tous les hébergeurs de Toulouse de faire remplir une fiche individuelle de police pour chaque voyageur étranger non-européen. Modèle officiel, archivage 6 mois, automatisation Chanlify.

Automatiser ma fiche de police Voir le modèle officiel

Jusqu'à 1 500 € d'amende par fiche manquante (contravention 5ème classe)

Fiche de police hébergeur Toulouse — voyageurs étrangers

Pourquoi la fiche de police concerne les hébergeurs à Toulouse

Toulouse est la 4ème ville de France et un carrefour international majeur. Le siège d'Airbus, du CNES et de nombreux sous-traitants aéronautiques génère un flux constant de voyageurs d'affaires internationaux — ingénieurs, pilotes, techniciens — originaires du monde entier. S'y ajoutent les touristes attirés par le patrimoine de la Ville rose, les supporters du Stade Toulousain lors des matchs de Top 14 et de Champions Cup, et les visiteurs du Carnaval Riu de Tolosa en février.

Pour un hébergeur toulousain, la fiche de police n'est pas un cas marginal : elle concerne une part significative de la clientèle, particulièrement les voyageurs d'affaires hors UE et les Britanniques (post-Brexit).

Le cadre légal — CESEDA R.611-42

L'article R.611-42 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA) impose à tous les hébergeurs (hôteliers, exploitants de meublés de tourisme, chambres d'hôtes, campings, résidences de tourisme) de :

  1. Faire remplir et signer une fiche individuelle de police par chaque voyageur étranger non-européen dès son arrivée
  2. Conserver ces fiches pendant 6 mois à compter de la date de fin de séjour
  3. Pouvoir les remettre sur demande aux services de police, gendarmerie ou douanes

L'obligation existe depuis 1976 (décret n°46-1574 modifié), modernisée par l'arrêté du 1er octobre 2015 (NOR : INTV1521894A) qui fixe le modèle actuel de la fiche.

Qui doit remplir une fiche de police ?

Voyageurs concernés

  • Tout voyageur étranger non-européen majeur séjournant dans votre hébergement
  • Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne
  • Les voyageurs de 15 à 17 ans doivent remplir leur propre fiche

Voyageurs NON concernés

  • Ressortissants de l'Union européenne (UE)
  • Ressortissants de l'Espace Économique Européen (EEE) — Norvège, Islande, Liechtenstein
  • Ressortissants suisses (accord bilatéral)
  • Citoyens français

Concrètement, pour un hébergeur à Toulouse : la fiche concerne les Britanniques (depuis le Brexit), Américains, Canadiens, Australiens, et l'ensemble des voyageurs hors UE/EEE/Suisse — y compris les nombreux ingénieurs et techniciens Airbus venus d'Asie, d'Amérique du Nord et du Moyen-Orient.

💡 Le flux Airbus génère un volume régulier de fiches. Les équipes projet internationales séjournent souvent en meublé de tourisme pour des missions de 1 à 3 mois. Pour un hébergeur proche des sites Airbus (Blagnac, Colomiers, Saint-Martin-du-Touch), les fiches de police sont une réalité quasi-hebdomadaire.

Le modèle officiel de fiche de police

Le modèle est annexé à l'arrêté du 1er octobre 2015. Voici les informations qui doivent y figurer :

Informations sur le voyageur

  • Nom de famille
  • Nom de jeune fille (le cas échéant)
  • Prénoms
  • Date et lieu de naissance
  • Nationalité
  • Domicile habituel (adresse complète à l'étranger)
  • Numéro de pièce d'identité ou passeport

Informations sur le séjour

  • Date d'arrivée
  • Date prévue de départ
  • Adresse de l'hébergement

Informations sur les enfants accompagnants (le cas échéant)

  • Nom et prénom de chaque enfant de moins de 15 ans
  • Date et lieu de naissance
  • Nationalité

Validation

  • Date
  • Signature du voyageur (obligatoire)

La fiche peut être au format papier ou électronique (signature électronique simple acceptée).

Conservation et sécurité — RGPD

Les fiches de police contiennent des données personnelles sensibles. Leur traitement relève du RGPD :

Durée de conservation

  • 6 mois à compter de la date de fin de séjour (durée légale CESEDA)
  • Au-delà : destruction obligatoire (papier broyé, fichiers numériques effacés de manière sécurisée)
  • Pas de réutilisation à des fins marketing ou commerciales

Sécurité du stockage

  • Format papier : classeur sous clé, accès restreint à l'hébergeur
  • Format numérique : stockage chiffré, accès par mot de passe fort, sauvegarde sur serveur en France ou UE

Registre RGPD

Le traitement des fiches de police doit figurer dans le registre des activités de traitement tenu par l'hébergeur (RGPD article 30). Il est dispensé de déclaration formelle CNIL (régime des traitements obligatoires par la loi).

Automatisation avec Chanlify

Pour un hébergeur à Toulouse avec une clientèle internationale régulière (affaires Airbus + tourisme), gérer manuellement la fiche de police représente un temps administratif significatif. Chanlify résout ce problème via l'extension Conformité :

Comment ça marche

  1. Détection automatique : à partir de l'adresse de facturation ou des informations saisies par le voyageur, Chanlify détermine si la fiche est requise (nationalité hors UE/EEE/Suisse).
  2. Demande pré-arrivée : email automatique au voyageur 3 jours avant son arrivée, l'invitant à compléter la fiche en ligne (interface multilingue : FR/EN/DE/ES/IT).
  3. Signature électronique : le voyageur signe directement sur son téléphone ou ordinateur, signature horodatée et tracée.
  4. Génération PDF au modèle officiel arrêté 1er octobre 2015.
  5. Archivage sécurisé 6 mois sur serveurs en France, suppression automatique au-delà.
  6. Export à la demande en cas de contrôle police/gendarmerie.

L'extension Conformité est facturée 6,90 € par logement et par mois.

Sanctions et contrôles à Toulouse

Contraventions

  • Absence de fiche de police par voyageur étranger : contravention de 5ème classe (jusqu'à 1 500 € par fiche manquante, doublé en cas de récidive)
  • Conservation insuffisante (moins de 6 mois) : contravention de 4ème classe
  • Refus de présenter les fiches sur demande des autorités : peut entraîner une enquête plus large

Comment Toulouse contrôle

Le Commissariat central de Toulouse (23 boulevard de l'Embouchure, 31021 Toulouse — tél. 05 61 12 77 77) est l'autorité compétente pour les contrôles :

  • Contrôles ciblés sur les hébergements à forte clientèle internationale
  • Recoupements DAC7 : depuis 2024, les plateformes transmettent à la DGFiP la liste des locations + voyageurs, recoupement possible avec les fiches de police
  • Événements sportifs : les matchs du Stade Toulousain et les compétitions internationales concentrent les contrôles

FAQ

Questions fréquentes — Fiche de police Toulouse

Oui. CESEDA R.611-42 impose à tous les hébergeurs de faire remplir une fiche par chaque voyageur étranger non-européen majeur. Particulièrement important à Toulouse avec le flux business Airbus et la clientèle internationale.
Voyageurs étrangers majeurs hors UE/EEE/Suisse. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte. Les Britanniques sont concernés depuis le Brexit.
6 mois à compter de la fin de séjour. Stockage sécurisé, destruction obligatoire au-delà.
Nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile, n° pièce d'identité, dates d'arrivée et de départ, signature. Modèle officiel (arrêté 1er octobre 2015).
L'extension Conformité (6,90 €/logement/mois) collecte les infos via le voyageur lui-même (interface multilingue), génère la fiche officielle, signature électronique, archivage RGPD 6 mois.
Contravention 5ème classe : jusqu'à 1 500 € par fiche manquante. Doublé en récidive. Commissariat central de Toulouse compétent.

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